Түркиядағы ERP жүйелеріне арналған электрондық шот-фактура интеграциясы

Түркияда жұмыс істеу үшін ERP жүйесі әдетте e-Fatura мен e-Arşiv-ті, ал кейбір салаларда e-İrsaliye-ні де Кірістер басқармасы (GİB) арқылы, көбіне жеке интегратор көмегімен қолдауы керек. ERP құжатты UBL-TR пішімінде жасайды, сатушы оған қаржылық мөрмен (mali mühür) қол қояды, интегратор оны GİB жүйесінде тексеруден өткізеді, ал салық төлеуші құжаттарды сақтау жауапкершілігін толық мерзім бойы өзі атқарады.

Түркияда жұмыс істеу үшін ERP жүйесі нені қолдауы керек?

Түркияда электрондық шот-фактура құжатты сатушы жасап, уәкілетті арна арқылы жіберетін, Кірістер басқармасы тексеріп, содан кейін ғана заңды күшіне енетін клирингтік жүйе ретінде жұмыс істейді. Операцияларын ERP жүйесінде жүргізетін бизнес үшін бұл жүйенің төрт тұсына әсер етеді:

• Құжат жасау. ERP жүйесі немесе оған қосылған модуль шот-фактураларды талап етілетін UBL-TR құрылымында, схемада талап етілетін кодтармен, тарап идентификаторларымен және жол деңгейіндегі деректермен жасауы керек; басып шығаруға арналған пішімді XML-ге айналдыру жеткіліксіз.


• Цифрлық қол қою. Құжаттарға салық төлеушіге берілген қаржылық мөрмен қол қойылады. Қол қою қадамы жұмыс ағынының ішінде болуы және кілтті басқару мөрді сақтау тәртібіне сай ұйымдастырылуы керек.


• Екіжақты алмасу. e-Fatura режимінде құжат түрі контрагенттің тіркелу мәртебесіне қарай анықталады. Кіріс құжаттар — алынған шот-фактуралар, жауаптар, рұқсат етілген жағдайда күшін жою құжаттары — бастапқы идентификаторларымен ERP жүйесіне қайтарылуы керек, әйтпесе бухгалтерлік есеп жүйедегі жазба мен ресми құжат арасындағы байланысты жоғалтады.


• Мұрағаттау және іздеу. Жіберілген және алынған құжаттарды заңда белгіленген сақтау мерзімі ішінде тауып алуға болуға тиіс. Оларды интегратор сақтай ма, ERP сақтай ма, әлде екеуі де сақтай ма — мұны аудит сұрауы келгеннен кейін емес, жүйені іске қоспай тұрып шешу керек.

Клиринг жүйесімен алғаш танысқан топтарды таңғалдыратын бір маңызды жайт бар: ERP құжатты басып шығарған сәтте шот-фактура дайын болмайды. Ол алмасу аяқталып, жауаптар кері келгенде ғана дайын болады. Демек, ERP-дегі шот-фактура күйі «жасалды» және «жіберілді» дегеннен кең болуы, қабылданды, қабылданбады және түзетілді күйлерін де қамтуы керек. Мұны ескермеген бизнес ай соңында екі түрлі шындықты — өз бухгалтерлік кітабын және ресми жазбаны — қолмен салыстырып шығады. Электрондық шот-фактура жоюға тиіс болған жұмыс дәл осы еді.

Тағы бір мәселе — уақыт. Клиринг жүйесіндегі құжаттар электрондық пошта тіркемесі сияқты асинхронды емес: топ әлі жұмыс істеп жатқанда бас тарту жауабы келеді, ал қажет түзету көбіне құжаттың өзін емес, негізгі деректерді өзгертуді талап етеді. Себебін түзете алатын адамға айлық есептен кейін емес, сол сәтте хабар беретін ағынды құру — жұмыс істейтін жүйе мен үнемі бақылауды қажет ететін жүйенің айырмасы.

e-Fatura, e-Arşiv және e-İrsaliye түсіндірмесі

Қай міндеттеме кімге қолданылатынын GİB ережелері мен коммюникелері белгілейді, олар өзгеріп тұрады. Шектер мен салалық санаттарды уәкілетті органдар белгілейді және жаңартады. Сатып алушыға берілетін дұрыс кеңес — интеграцияны жобаламас бұрын, осы мақаланы қоса алғанда, қандай да бір мақалаға сүйенбей, есепшіңізбен немесе салық кеңесшісімен қолданыстағы ережелер бойынша тіркелу мәртебесін тексеру.

Интеграция нұсқалары

Жеке интегратор моделіне қатысты бір нәрсені нақтылау керек, өйткені оны жиі қате түсінеді: жеке интеграторды пайдалану салық төлеушінің міндеттемелерін оған бермейді. Интегратор техникалық арнаны, құжаттарды жіберуді және сақтау қызметін ұсынады; құжаттардың дұрыстығы, оларды беру және Салық рәсімдері туралы заңға сай сақтау жөніндегі заңды жауапкершілік салық төлеушіде қалады. Интегратордың сату бетінде талаптарға сәйкестік мәселесі сіз үшін шешілетіндей жазылса, сол сөйлемді қайта оқыңыз.

Іс жүзінде бұл жауапкершілік бөлінісі нақты ұсақ жағдайлардан көрінеді. Егер клиенттің салық идентификаторы негізгі деректеріңізде қате болғандықтан құжат қабылданбаса, интегратор жүйесі мінсіз жұмыс істеді, ал қатені сіз түзетуіңіз керек. Шот-фактура қате салық кодымен берілсе, ешбір арна тексеруі сізді құтқармайды. Интегратор — инфрақұрылым; ол арқылы өтетін деректер сапасы ішкі тәртіпке байланысты, ал ERP жүйесінде бұл тәртіп не жүйеге енгізіледі, не әдетке қалдырылады. Сондықтан интеграторларды салыстыратын сатып алушылар функциялар тізіміне аз уақыт жұмсап, бір нәрсе істен шыққанда кім не істейтінін анықтайтын сұрақтарға көбірек көңіл бөлуі керек: кімге, қандай пішімде және қаншалықты жылдам хабар беріледі, түзетілген құжатты қайта жіберу қанша уақыт алады?

Енгізу кезеңдері және тестілеу

ERP жағындағы интеграцияны мына ретпен іске асыруға болады:

1. Міндеттемелер аясын анықтаңыз. Компанияға e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter құжаттарының қайсысы қажет екенін компания есепшісімен бірге қолданыстағы ережелерге сүйеніп растаңыз.


2. Арнаны таңдаңыз. Көпшілік бизнес жеке интеграторды таңдайды. Қысқа тізім жасау үшін API сапасы, сынақ ортасының болуы, қолдау тілі мен уақыты, схема жаңартуларын басқару және ұсынымдар секілді өлшемдерді жеке қарастырған жөн.


3. Негізгі деректерді сәйкестендіріңіз. Клиенттер мен олардың салық идентификаторлары, тауарлар, өлшем бірліктері, валюталар және салық кодтары схеманың талаптарына сай сәйкестендірілуі керек. Кейінгі қателердің ең үлкен жеке көзі — осы сәйкессіздіктер.


4. Құжат ағынын жобалаңыз. Құжатты кім және қашан жасайды, мөр қашан басылады, ақау шықса не болады, кіріс және шығыс құжаттар ERP жазбаларымен қалай сәйкестендіріледі және түзетулер қалай беріледі — бәрін анықтаңыз.


5. Сынақ ортасын пайдаланыңыз. Екі тарап та сынақ ортасын ұсынады. Жүйені іске қоспас бұрын, өндірісте қолданылатын дәл сол сәйкестендіруді пайдаланып, құжаттың әр түрін, қате жағдайын және түзету сценарийін түгел сынаңыз.


6. Қателерді процесс ретінде басқарыңыз. Бас тарту жауабы жібергеннен кейін келеді; біреу оны көріп, себебін түсініп, негізгі деректерді түзетуі керек. Жауапты иесі жоқ хабарландыру жәшігі — құжатты кеш беруге әкелетін жағдай.


7. Мұрағаттау мен қолжетімділікті жоспарлаңыз. Құжаттар қайда сақталады, оларды кім таба алады және аудитор сұрауына сақтау мерзімі ішінде қалай жауап беріледі — соны анықтаңыз.

Шетелдік бас компаниялар мен резидент емес тұлғалар кеңесшіден сұрауы тиіс мәселелер

Шетелдік бас компаниясы бар немесе Түркияда толыққанды жергілікті қаржы тобысыз жұмысын бастағалы отырған компания бірнеше сұрақты IT жобасына емес, салық кеңесшісіне қоюы керек. Жауаптар жобалауды айқындайтындықтан, интеграцияны бастамай тұрып сұраңыз:

• Тіркелу тәртібі. Компания міндеттемелерге қалай тартылады, өтініштерге кім қол қояды және қай өкіл танылады? Бұлар бағдарламалық жасақтамаға емес, салықтық тіркеуге қатысты сұрақтар.


• Мөрді пайдалану тәртібі. Компания қаржылық мөрді қалай алады және қол қоюшылар Түркиядан тыс жерде болғанда оны сақтау қалай ұйымдастырылады?


• Өкілдер мен қолдар. Қандай құжаттарға кімнің қол қоюға құқығы бар және аудит ізін сақтау үшін ERP жүйесі қол қоюшы туралы қандай деректерді тіркеуі керек?


• Шетелдік еншілес компанияның мәртебесі. Резидент емес тұлғаларға тиесілі компанияларға қосымша талаптар қолданыла ма және топ ішіндегі шот-фактуралар қалай қарастырылады?

Кеңесшімен байланысты кім жүргізетінін де алдын ала шешкен жөн. Қаржы және IT бөлімдері бір-бірі сұрады деп ойлайтын компанияларда бұл мәселелер интеграцияға кеш жетеді — әдетте іске қосуға бірнеше апта қалғанда, құжат ағыны әлдеқашан бекітілген кезде. Екі жақтан да жауапты адам тағайындап, енгізудің 3-қадамына дейін ортақ кездесу өткізу мұндай жағдайлардың көбін болдырмайды.

Жиі кездесетін мәселелер

Мұндай жобаларда жиі кездесетін ақаулар және олардың әдетте нені білдіретіні:

• Тексеру кезінде қабылданбау. Деректерді сәйкестендірудегі мәселе: салық коды, идентификатор пішімі немесе жол деңгейіндегі өріс схема талабына сай емес. Қайта жіберу логикасын емес, негізгі деректерді түзетіңіз.


• Нөмірлердің қайталануы. Нөмірлер тізбегін бірнеше жүйенің жасауы немесе ақаудан кейін қайта жасау себеп болады. Нөмірлеуге бір ғана жүйе жауап беріп, қалпына келтіру ережесі құжатталуы керек.


• Контрагент мәртебесін қате анықтау. Клиенттің тіркелу мәртебесі кэштелген не болжанғандықтан құжаттың қате түрін беру. Мәртебені есте сақтауға емес, интегратор ережелеріне сай тексеруге сүйеніңіз.


• Кіріс құжаттардың жоғалуы. Құжаттар қабылданғанымен ERP жүйесіне енгізілмейді, содан кейін кредиторлық берешек есебі бөлек экранда жүргізіледі. Алмасудың кері бағыты — қосымша мүмкіндік емес, интеграцияның бір бөлігі.


• Схема жаңартуларын өткізіп алу. Құрылым уақыт өте өзгереді; жауапты адам өзгеріс қашан болғанын және оның деректер сәйкестігіне қалай әсер еткенін білуі керек.


• Мерзім қысымымен тестілеуден бас тарту. Жоғарыдағы әр мәселені сынақ ортасында арзанырақ шешуге болады; жүйені іске қосуға асығу оларды нақты оқиғаға айналдырады.

Жиі қойылатын сұрақтар

e-Fatura мен e-Arşiv айырмашылығы неде?

e-Fatura режимде тіркелген салық төлеушілер арасында құрылымдалған құжат ретінде алмасатын шот-фактураларды қамтиды. e-Arşiv сатып алушы осы режимге кірмейтін жағдайларға — бөлшек саудаға, B2C және кейбір B2B операцияларына — арналған; сатып алушы оны әдетте сол ресми тізбек арқылы жасалған PDF түрінде алады. Нақты шот-фактураға қайсысы қолданылатыны контрагенттің тіркелу мәртебесіне байланысты, сондықтан интеграция мұны болжай салмай, тексереді.

Маған жеке интегратор қажет пе?

Көпшілік бизнес үшін қажет: бұл — кең тараған жол, ал тікелей арна күрделі және сирек деп сипатталады. Жеке интегратор GİB жүйесіне техникалық арнаны және сақтау қызметін ұсынады, бірақ салық төлеуші ретіндегі міндеттемелеріңіз өзіңізде қалады. Интегратор таңдау — сатып алу процесі: күнделікті жұмыстың қолайлылығын брендтен гөрі API сапасы, сынақ ортасы, қолдау және схема жаңартуларын басқару айқындайды.

Қаржылық мөр (mali mühür) дегеніміз не?

Бұл — электрондық құжаттарды жібермес бұрын оларға қол қою үшін пайдаланылатын салық төлеушінің цифрлық қол қою құралы. Оны кім сақтайтынын және кім пайдалана алатынын компания ішінде нақтылау керек. Түркиядан тыс қол қоюшылары бар топтар мөрді кім сақтап, кім қолданатынын салық кеңесшісімен талқылауы тиіс.

Кез келген ERP түрік электрондық шот-фактурасын бере ала ма?

Жоқ. ERP жүйесі негізгі деректері дұрыс, талап етілетін UBL-TR құрылымын жасауы немесе мұны орындайтын модульге не интеграторға қосылуы керек; стандартты шот-фактура пішімі жеткіліксіз. Сондықтан көпшілік бизнес жүйені қайта құрмай, интеграциялайды. Жеткізушіден коннекторы қай интеграторларды қолдайтынын, қандай деректерді сәйкестендіретінін және құжаттамасы қайда екенін сұраңыз.

Жүйені іске қоспай тұрып қалай тестілеуге болады?

Интегратор мен ресми тарап ұсынатын сынақ орталарында, өндірістегідей негізгі деректер сәйкестігін пайдаланып сынаңыз: құжаттың әр түрін, бас тарту жолының әрқайсысын, түзетулерді және ERP жүйесіне қайтарылатын әр кіріс құжатты тексеріңіз. Қате өңдеу процесін де жаттықтырыңыз: біреу бас тарту жауабын алып, себебін анықтап, қатені түзетуі керек, тек жасыл белгіні көру жеткіліксіз.

Шот-фактураларды кім сақтайды?

Салық рәсімдері туралы заңға сай сақтау жауапкершілігі салық төлеушіде қалады. Интегратор әдетте техникалық сақтау қызметін көрсетеді, ал көптеген компания құжаттарды күнделікті пайдалану үшін ERP жүйесінде де сақтайды. Ең маңыздысы — іске қоспай тұрып сақтау тәртібін шешіп, сақтау мерзімі ішінде әр құжатты кім бере алатынын анықтау және аудитор сұрамай тұрып іздеп табуды сынау.

Дереккөздер мен стандарттар

• GİB — Gelir İdaresi Başkanlığı — Кірістер басқармасы e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye және e-Defter жүйелеріне қатысты ережелерді, коммюникелер мен техникалық құжаттаманы жариялайды. Ондағы қолданыстағы нұсқалар осы бетте жинақталған ақпараттан басым.
• Тіркелу мәртебесін, шектерді, салалық санаттар мен мерзімдерді уәкілетті органдар белгілейді және олар өзгеріп отырады. Қолданыстағы ережелерді есепшіңізбен немесе салық кеңесшісімен бірге тексеріңіз. Бұл беттегі ақпарат салықтық кеңес болып саналмайды және WorldwideTradeX атынан ешқандай интегратормен байланыс, серіктестік не сертификаттау мәлімделмейді.

Қатысты беттер

Бағдарламалық жасақтама әзірлеу · Сауда компанияларына арналған Odoo ERP · Арнайы әзірленген ERP мен дайын ERP жүйесін салыстыру · IT аудиті және консалтинг · Баға сұрау