Бағдарламалық жасақтама жеткізушісін таңдау: B2B сатып алушыға RFP тізімі

Бағдарламалық жасақтама бойынша RFP жеткізуші жауап берерден бұрын мәселені, функционалдық және функционалдық емес талаптарды, қауіпсіздік пен дерек қажеттіліктерін, коммерциялық шарттарды және бағалау әдісін көрсетуі тиіс. Сосын таласпау үшін салмақталған критерийлерді алдын ала өзіңіз бағалаңыз, жарияланған маркетингтік кейстерге емес референстерге сеніңіз, ал бюджетке байланыстыратын кез келген шартқа қол қоярдан бұрын қысқа ақылы пилот өткізіңіз.

Бағдарламалық жасақтама RFP-інде не болуы керек?

Бұл құжат жауаптарды салыстырылатын ету үшін қажет. Жеткізуші жазылған нәрсеге ғана жауап бере алады; көзқарасты сипаттап, тек баға сұрайтын RFP барлығы тамаша көрінетін ұсыныстарды туғызады, бірақ олардың ешқайсысын бір-бірімен салыстыру мүмкін емес. Функционалдық мазмұн, шектеулер мен бағалау ережесі бірінші жауап келгенге дейін бекітілуі керек, әйтпесе бағалау критерийлер туралы келіссөзге айналады.

Тағы бір реттілік мәселесі бар — ол айлап уақыт үнемдейді: RFP — өзіңізге нақты не қажет екенін табатын жер емес. Талаптар ішкі жұмыстан шығады — процесс иелері бизніс нақты қалай жүретінін сипаттайды, қаржы бөлімі қай деректердің өзара сәйкес болуы керектігін айтады, жүйені күн сайын қолданатын адамдар қазіргі ауыртпалық қайда орналасқанын көрсетеді. Бұл жұмыс баяу және саяси сипатта болады, әрі жеткізуші тартылмай тұрып-ақ орындалады. Алғашқы келген жеткізушінің өзіне тапсырып жіберетін топтар сол жеткізушінің өнім тілінде жазылған талаптарды алады, одан кейін қалған ұсыныстардың бәрі лайықсыз көрінеді — шын мәнінде солай емес, себебі өлшем бір ғана үміткердің айналасында жазылған.

Сондай-ақ жиі шатастырылатын үш құжатты ажыратып жүретін жөн. RFI нарықта не бар екенін сұрайды; ол қысқа, талаптардан бұрын жасалады және ешкімге міндеттеме жүктемейді. RFP нақты талаптар мен жарияланған бағалау әдісі бойынша ұсыныс сұрайды. RFQ белгілі бір қамтылым бойынша баға сұрайды. Қамтылым әлі пайда болмай тұрып RFQ жүргізу — үш түрлі нәрсені білдіретін үш санды салыстырудың ең жиі кездесетін жолы.

Толық RFP-нің істейтін, ал толық емес нұсқасы жасамайтын бес нәрсе:

Мәселені емес, шешімді анықтайды. «Айлық біріктірілген есепті жинауды күннен белгілі бір санға дейінгі сағаттарға қысқарту» — бұл мәселе анықтамасы; «бізге деректер қоймасын салып беріңіз» — мәселені шешпеуі мүмкін шешім болжамы.

Талаптарды қалаулардан бөледі. өтуді шешетін міндетті талаптар, орынды шешетін қажетті талаптар және ештеңені шешпейтін қалау талаптары. Жеткізушілер осы айырманы көрмейінше, жауапты мұқият дайындамайды.

Шектеуді атайды. интеграциялануы тиіс бар жүйелер, көшірілетін деректер, аудит пен сақтау міндеттемелері, іске қосу терезесі, кім соңғы рет бекітеді.

Бағалау әдісін алдын ала айтады. Салмақталған критерийлер, кім бағалайды, қандай дәлел қажет және сәтсіз жеткізушілер ұпайларының қорытындысын қашан алады.

Үдеріс күндерін белгілейді. Сұрақ қою мерзімі, нақтылау кезеңі, ұсыныс тапсыру мерзімі, бағалау кезеңі, шешім күні. Күндері жоқ үдеріс бос емес жеткізушілерді тартады.

RFP құрылымы

Бөлім	Не кіреді	Жиі кететін қате
Мәселе анықтамасы	Бизнес мәселесі, ол кімде бар, бүгінде қанша тұрады	Мәселенің орнына қалаған бағдарламалық жасақтаманы сипаттау
Қамтылым және талаптар	Функционалдық талаптар, функционалдық емес талаптар, интеграциялар, деректерді көшіру	Бәрін міндетті деп тізімдеу; бәрі басым болса, ешқайсысы басым емес
Шектеулер және контекст	Орнатылған жүйелер, сәйкестік міндеттемелері, жоспар, шешім қабылдаушылар	Сәйкестікті қалдырып, оны шарт кезеңінде табу
Коммерциялық шарттар	Күтілетін бағалау моделі, шарт ұзақтығы, төлем құрылымы	Тек сан сұрау, содан кейін әр жеткізуші әртүрлі қамтылымды бағалайды
Бағалау әдісі	Критерийлер, салмақтар, қажет дәлелдер, үдеріс күндері	Әдісті ұсыныстар келгеннен кейін жариялау
Тапсыру форматы	Құжат құрылымы, бет шегі, демо күтілетіні	Салыстыруға келмейтін еркін форматтағы ұсыныстарды қабылдау

Функционалдық және функционалдық емес талаптар

Функционалдық талаптар жүйенің не істейтінін сипаттайды: қандай процестер, қандай рөлдер үшін, қандай нәтижелермен. Функционалдық емес талаптар олардың қаншалықты жақсы орындалатынын сипаттайды және ең жиі осылар жетіспейді — содан кейін оларды қымбатқа түсетіндей талап етеді, әйтпесе мүлдем қалдырылады.

B2B жобаларында айырықша айтуға тұрарлық:

Өнімділік. Маңызы бар операциялар үшін белгіленген жүктеме астындағы жауап уақыттары — тапсырыс енгізу, есеп құру, есепті кезеңді жабу.

Жұмыс уақыты. Бизнеске қандай үздіксіз жұмыс уақыты қажет, жоспарлы тоқтату терезелері және жүйе істен шыққанда не болады — қабылданатын үзілісті сипаттамаған мақсат талап емес.

Қалпына келту. RTO және RPO қарапайым тілмен: оқиғадан кейін операциялар қаншалықты тез жалғасады және қанша жұмыс жоғалуы мүмкін. Екі сан да бағалауға кіреді, тек шартқа ғана емес.

Аудит жазбасы. Кім не өзгерткені және қашан, қаншалықты ұзақ сақталады, кім қайта ала алады — әсіресе ақша, қор немесе жеке деректер жүретін жерлерде.

Қолжетімділік пен ыңғайлылық. Жүйені кім қолданады, қандай құрылғыларда, қандай тілдерде; қойма жұмыс істей алмайтын жүйе қаншалықты жақсы бағаланбасын, орнатылған болып саналмайды.

Интеграция және деректер. Қандай жүйелер қосылады, деректер қай бағытта ағады және әр санат үшін негізгі жазба кімдікі.

Қауіпсіздікті «иә/жоқ» жолы емес, дәлелі талап етілетін сұрақтар ретінде қою әлдеқайда дұрыс. Қосуға тұрарлықтары:

ISO/IEC 27001 — жеткізушіде ол бар ма және сертификат қамтылымы нені қамтиды? Сату ұйымын қамтитын, бірақ жеткізу топтарын қамтамайтын сертификат нақты бір нәрбен айтады.

Қауіпсіздікке сай әзірлеу — дизайн, кодты қарау және тестілеуде қауіпсіздік қайда тұрады; тәуелділіктер мен осалдықтарды өңдеу әдетті жұмыс па.

OWASP Top 10 — веб-бетке шығатын компоненттерді тексеруде ол жеткізушінің ресми тексеруінің бөлігі ме; нақты, жауап беруге болатын сұрақ.

Қолжетімділікті басқару — орталарыңыз бен деректеріңізге кім қол жеткізе алады, қолжетімділік қалай беріледі және қайтарылады, қандай журналдау бар.

Деректерді қорғау міндеттері — қолданылатын жерде KVKK және GDPR; контроллер кім, процессор кім, деректерді өңдеу келісімі субпроцессорлар мен бұзушылық туралы хабарлау туралы не дейді.

Кепілдіктің орнына дәлел келгісі келсе, осы жауаптарға тәуелсіз тексеру жүргізу туралы аудит және консалтинг беті баяндайды.

Коммерциялық шарттар және SLA

Бағаны салыстыруға болатын құрылымда сұраңыз: не кіреді, не бөлек төленеді және өзгерістер қалай бағаланады. Артында қамтылымы жоқ жалғыз сан жалғыз басқа санмен салыстырылмайтын еді; баға мен бағалау модельдері беті кең тараған құрылымдарды және әрқайсысы туғызатын сұрақтарды түсіндіреді.

SLA талаптармен бірдей нақтылықты талап етеді. Қолжетімділік пайызы өлшеу әдісінсіз, шектеу тізімінсіз және қалпына келту шарасынсыз мағынасыз; жауап уақыты ауырлық дәрежелерінің анықтамасы мен жұмыс сағаттарынсыз мағынасыз. Әр жеткізушіден SLA ішіндегі ұғымдарды өзі анықтауын сұраңыз — анықтамасы жоқ пайыздар жазылған бір бетті қабылдамаңыз.

Бағалау ұпай матрицасы

Көшіруге дайын үлгі. Төмендегі салмақтар — мысал; өз басымдықтарыңызға қарай өзіңіз орнатыңыз және жалпы санын 100-де ұстап жүріңіз. Кім де болсын бағалағанға дейін 1, 3 және 5 дегеніміз не екенін анықтаңыз, талас басталғаннан кейін емес.

Критерий	Салмақ % (мысал)	1 ұпай	3 ұпай	5 ұпай
Мәселені түсіну	15	Тапсырманы қайта айтады	Мәселені дұрыс қорытындылайды	Ұқсас жобадан мәселені көрсетеді және болжамды күмәнмен қарайды
Функционалдық сәйкестік	20	Ірі кемшіліктер; айналма жолдар қажет	Талаптардың көбін қамтиды; біраз бейімдеу	Талаптарды стандарт ретінде қамтиды; кеңейтімдер құжатталған
Функционалдық емес сәйкестік	10	Өнімділік немесе қалпына келту жауаптары жоқ	Жауаптар жартылай; сандар дәлелмен расталмаған	Мәлімделген мақсаттарды дәлелмен орындайды
Қауіпсіздік және сәйкестік	10	Қауіпсіздік бойынша ұстаным жоқ	Саясаттар бар; дәлел шектеулі	Сертификат қамтылымы расталған; қауіпсіздікке сай әзірлеу сипатталған
Интеграция және көшіру	10	Аталған жүйелермен тәжірибе жоқ	Ұқсас жүйелер; көшіру болжамды жоспарланған	Аталған жүйелер жеткізілді; көшіру тәсілі құжатталған
Топ және жеткізу	10	Топ кеш немесе мүлдем аталмаған	Топ аталған; үдеріс жалпы	Аталған топ, жеткізу үдерісі, көтеру жолы
Референстер	10	Референстер ұсынылмаған	Референстер берілді; әлі тексерілмеген	Салыстырылатын жобалар; референстер байланысты және оң көзқараста
Коммерциялық шарттар	10	Қамтылымы жоқ сан	Қамтылым бағаланды; өзгерістер анықталмаған	Құрылым ашық; өзгеріс бағасы анықталған
Қолдау және SLA	5	Тек пайыздар	Анықтамалар жартылай	Анықтамалар толық; шаралар нақты
Жалпы	100

Екі тәртіп оны жұмыс істетеді. Таласудан бұрын дербес бағалаңыз, сонда алғашқы сенімді дауыс бөлмедегі билікті белгілемейді. Және әр ұпайға бір жолдық негіздеме жазыңыз — ұпайлар себеппен келген жеткізушілер нәтижені әлдеқайда оңай қабылдайды, ал өз тобыңыз оны алты айдан кейін қорғай алады.

Үшінші тәртіп — кім бағалайды. Комиссияға нәтижемен бірге өмір сүретін адамдар кіруі керек: процесс иесі, деректерге жауапты адам, қауіпсіздік немесе қаржы бөлімінен бір өкіл (мұндай бөлімдер бар болса), тек сатып алу бөлімі ғана емес. Комиссия бағалай алатын нәрсені (ұсыныстың құрылымын, сату тобының біліктілігін) бағалап, бағалай алмайтынын (интеграция тәсілі шынымен де ағымдағы жүйелерге келе ме) кейінге қалдырғанда, бағалау тыныш түрде сәтсіз болады. «Бізде бар нәрсемен бұл жұмыс істемейді» деп айтуға құқығы бар бір техникалық адам кез келген жеңілдіктен қымбатқа түсетін шығынды азайтады.

Салмақтың өзі тағы бір ескертуге лайық: ол жеткізушілерге көрінетін басымдылық мәлімдемесі. Қауіпсіздік 5% салмақталса, баға 30% болса, оның өзіне жауапкершілікпен қарайтын жеткізушілер мұны байқайды, ал шартқа қол қойғанда өз тобыңыз да байқайды. Кестені толтыру үшін асығыс қойылған салмақ бөлмедегілерден басқа барлығына шындық ретінде оқылады: оны бір рет, шешім қабылдаушылар бөлмеде отырып орнатыңыз және өзгертуді де сондай ресми тәртіппен ғана жасаңыз.

Референстерді тексеру және пилот

Кейстер — маркетинг; референстер — дәлел. Жұмыс істейтін қоңырау қысқа және не болғаны туралы сұрайды, не жеткізілгені туралы емес: жоба аяқталды ма, қамтылым өзгерді ме, шынымен кім болды, басқаша не істер еді және осы жеткізушімен жобаны қайта бастау керек пе. Өткен шақтағы нақты жауаптар — сигнал.

Өлшемі мен күрделілігі сіздікіне ұқсас жобадан референс сұраңыз, жеткізушінің мақтан тұтатын жұмысынан емес — бюджетіңізден екі есе үлкен флагмандық жүзеге асыру тобыңыздың өз деңгейіңізде қалай жұмыс істейтіні туралы аз нәрсе үйретеді. Әрі референсті өзіңіз тексеріңіз: жеткізуші алдын ала дайындаған байланыс — бұл пікір, референс емес; пайдалы қоңырау — клиент сіз не сұрағанын сол жерде білетін қоңырау.

Содан кейін қысқа ақылы пилот референспен тексерілмейтін бөлікті сынақтан өткізеді: талаптар толық болмағанда бұл топ сіздің адамдарыңызбен қалай жұмыс істейді. Дизайн ережелері кез келген пилот үшін қойылатын бірдей ережелер: нақты жұмыс, жазбаша қабылдау критерийлері, жолдағы бір өзгеріс және алдын ала келісілген шешім ережесі. Аутсорсинг беті пилотты жоспарлауды әлдеқайда егжей-тегжейлі қарастырады.

Шартта тексерілетін тармақтар

Зияткерлік меншік құқықтарын беру — код, құжаттама және туындыларға құқықтар жасалған сәттен бастап сізге өтеді, соңғы төлемде ғана емес.
Деректердің меншігі — деректер сіздікі болып қалады; жеткізушінің құқықтары жеткізу үшін қажет нәрбен шектеледі.
Қабылдау — қабылдау дегеніміз не, оны кім жариялайды және бір нәрсе оған сәтсіз болғандағы үдеріс.
Өзгерістерді басқару — қамтылым өзгерістері қалай сұранады, бағаланады және бекітіледі; онсыз әр өзгеріс дауға айналады.
Шығу және ауысу — соңында бастапқы код, қолжетімділік, құжаттама және көмек; жеткізуші ауысса білім қалай беріледі.
Эскроу — бизнестің үзіліссіздігі жеткізуші ұстап тұрған компоненттерге байланысты болса, жеткізуші жалғастыра алмаса не болады.
Жауапкершілік — шектеулер, есептен шығарулар және сақтандырылмағаны; мұны бағамен бірдей назармен оқыңыз.
Келісімді бұзу — ескерту мерзімдері, бұзудан кейінгі міндеттемелер және деректерді қайтару немесе жою үдерісі.

Бұлардың көпшілігі стандартты түрде келісуге болады; кейін сирек келісілетіні — олардың жоқтығы. Шығу шарттарын анықтаудан бас тартқан жеткізуші сізге шығудың өзі туралы айтып отыр.

Жиі қойылатын сұрақтар

Алдымен RFI жіберу керек пе, әлде RFP пе?

Нарық не мәселе анық болмаған кезде — RFI: не бар екенін және қанша тұратынын сұрап отырсыз. Талаптар мен бағалау әдісі анықталған кезде — RFP; оны ертерек жіберу талаптар жұмысын әр жеткізушінің өз ұсынысына, өз сөздері мен өз басымдықтарына ауыстырады.

Қанша жеткізуші шақыру керек?

Әр ұсынысты дұрыс оқып, әр референске қоңырау соға алатындай аз. Көпшілік бағалаулар бірнеше бірліктен кейін сапасын жоғалтады; RFI, қысқа сұхбат және бір ұқсас референс жобасынан құралған қысқа тізім әдетте атақты атаулардың ұзын тізімінен пайдалырақ.

Салмақтар қалай орнатылады?

Өз басымдықтарыңыздан, қандай да бір ұсынысты көрмес бұрын, және нәтижемен бірге өмір сүретін адамдар арасында келісілген күйінде. Жиі кететін қате — бәріне бірдей салмақ қою, бұл ештеңе ештеңеден маңызды емес деп айтудың жолы; егер баға немесе тәуекел сіз үшін басым болса, салмақтар оны айтуы керек.

Баға бағалануы керек пе?

Иә, бірақ қамтылымы алдын ала бекітілген бір салмақталған критерий ретінде, бүкіл бағалау ретінде емес. Артында қамтылымы жоқ баға ең аз жұмыс болжаған жеткізушіні марапаттайды; алдымен талаптарыңызды бағалаңыз, содан кейін бір нәрсенің жалпы сомасын салыстырыңыз.

Қауіпсіздік жауаптарын қалай бағалаймын?

Дәлелге қарай, дауыс ыңғайына емес. Үш деңгей жұмыс істейді: ұстаным жоқ (1), сипатталған саясаттар (3), расталған сертификат қамтылымы әрі сипатталған қауіпсіздікке сай әзірлеу және ұсынылған дәлелдер (5). Жеткізушіде сертификат болмаса, балама бақылау шаралары қандай екенін жазбаша сұраңыз — құжатталған бақылаулармен шынайы «жоқ» жауабы тексерілмейтін «иә» жауабынан жақсы бағаланады.

RFP-тен кейін талаптарды өзгерте аламыз ба?

Тапсыруға дейін — иә, бірақ өзгерісті барлығына жариялап. Тапсырғаннан кейін — тек барлық қатысушылар алатын ресми нақтылау арқылы; бір жеткізуші үшін талаптарды үнсіз өзгерту бүкіл үдеріс салынып отырған салыстырылатындықты жояды. Шарттан кейін — ол үшін өзгерістерді басқару дәл осының үшін бар.

Дереккөздер және стандарттар

ISO — ISO/IEC 27001 (ақпарат қауіпсіздігін басқару) жариялаушысы; сүйенер алдында ағымдағы шығарылым мен сертификат қамтылымын растаңыз.
OWASP — осы бетте келтірілген Top 10 веб-қосымша қауіпсіздігі тәуекелдері тізімін жариялаушы.
Ұпай матрицасының принциптері жарияланған RFP-үлгі тәжірибесін қуаттайды; көрсетілген салмақтар өңдеуге арналған мысал, ұсыныс емес. Бұл бет — сатып алу бойынша нұсқаулық, заң кеңесі емес, ал WorldwideTradeX атынан сертификаттауға да, аудитке де кепілдік берілмейді.

Ұқсас беттер

Бағдарламалық жасақтама · Түркиядан IT аутсорсинг · Баға мен бағалау модельдері · Аудит және консалтинг · Ұсыныс сұрау